Privacy

Ons privacy beleid

Deze privacyverklaring is van Stichting AMORAS en van toepassing op alle activiteiten waarbij Stichting AMORAS betrokken is. Doordat bij de activiteiten van Stichting AMORAS persoonsgegevens betrokken zijn, is Stichting AMORAS verantwoordelijk voor de correcte verwerking hiervan.

Wanneer gaat u akkoord

Door akkoord te gaan met de privacyverklaring van Stichting AMORAS geeft u toestemming tot de verwerking en het bewaren van de benodigde gegevens bij het lid worden en/of bijwonen van activiteiten georganiseerd door Stichting AMORAS. Om lid te worden en/of de activiteiten bij te wonen rust de voorwaarde dat u met dit document akkoord gaat. U kunt op een later tijdstip uw toestemming intrekken of gebruik maken van: Uw rechten. Vermelden dat u uw toestemming intrekt kan door contact op te nemen. (Zie: Contactgegevens Stichting AMORAS)
Bij evenementen zal er in het geval van kaartverkoop of lid worden verwezen worden naar de privacyverklaring. Wanneer dit proces is voltooid (u heeft betaald of bent lid) gaat u akkoord met de privacyverklaring.

Welke gegevens kunnen/worden verwerkt?

De gegevens die worden verwerkt kunnen verschillen per persoon, dit is afhankelijk voor welke activiteiten u Stichting AMORAS toestemming geeft. Onderstaande opsomming is een totaalbeeld van de mogelijk verwerkte gegevens die op u van toepassing zijn. De mogelijk gevraagde en verwerkte gegevens door Stichting AMORAS:

  • Naam + achternaam
  • E-mailadres
  • Studentnummer
  • Geboortedatum
  • Geslacht
  • Opleiding
  • Leerjaar
  • Mobiel nummer
  • Kledingmaat
  • Allergieën
  • Beschikbaarheid EHBO/BHV diploma
  • Contactgegevens contactpersoon
  • Woonadres

Met welk doel worden uw gegevens verwerkt en verzameld?

Inschrijven bij de vereniging

De gevraagde persoonsgegevens bij het inschrijven bij Stichting AMORAS dienen voor de volgende doelen:

  • Bijhouden van een ledenadministratie.
  • Onderzoek naar interesse betreft aanmelding voor Stichting AMORAS per opleiding, leerjaar, geslacht en leeftijd.
  • Ter verificatie of u daadwerkelijk ingeschreven bent bij de HAN (Hogeschool Arnhem Nijmegen).
  • Ter adressering van de nieuwsbrief.
  • Op de hoogte brengen van aankomende wijzingen betreft de privacy of andere verklaringen die betrekking hebben op overeenkomsten tussen u en Stichting AMORAS.

Aanmelden of een ticket kopen voor een evenement

De mogelijk gevraagde persoonsgegevens die bij de verkoop/aanmelding voor een evenement worden verzameld dienen voor de volgende doelen:

  • Ter verificatie bij afhalen van een fysiek kaartje/entreebewijs na online betaling/reservering.
  • Ter verificatie of u de minimale leeftijd heeft voor het evenement.
  • Ter verificatie of u ingeschreven staat bij Stichting AMORAS.
  • Onderzoek naar interesse voor het evenement per opleiding, leerjaar, geslacht en leeftijd.
  • Ter bevestiging van online aankoop/aanmelding.

Deelnemen aan een evenement/introductieweek

Bij evenementen georganiseerd door Stichting AMORAS zelf of in samenwerking met andere organisaties kunnen er foto’s worden gemaakt. Deze foto’s kunnen worden gemaakt door Stichting AMORAS zelf of door een andere partij. De foto’s worden met de volgende doelen gemaakt:

  • Promotie van georganiseerde evenementen op sociale media, website van Stichting AMORAS en website van mogelijk betrokken organisaties.
  • Krantje/flyer voor tijdens de introductieweek.

Inschrijven/aanmelden als hulp of deelnemer bij de introductieweek

De mogelijk gevraagde persoonsgegevens die bij het inschrijven/aanmelden als hulp of deelnemer bij de introductieweek worden verzameld dienen voor de volgende doelen:

  • Bijhouden lijst van deelnemers en/of crew.
  • Onderzoek naar interesse betreft de introductieweek onder crew en deelnemers per opleiding, leerjaar, geslacht en leeftijd.
  • Om informatie te verschaffen aan crew of deelnemer betreft de introductieweek.
  • Voor onderlinge communicatie tijdens de intro.
  • Voor communicatie met voogd/ouder/verzorger in geval van bijzondere situatie.
  • Het mogelijk maken iets naar u te versturen per post.
  • Rekening kunnen houden met bijzondere situaties tijdens de introductieweek. (Zie: Verwerking bijzondere gegevens!)
  • Het toevoegen aan een maillijst voor informatie over lid worden.

Relaties bedrijfsleven

Zodra u vanuit een instelling, vereniging of bedrijf of elke andere vorm van een organisatie contact met ons opneemt worden uw persoonsgegevens gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • Bijhouden lijst van contacten.
  • Communicatie onderhouden tussen u en Stichting AMORAS.
  • Het nakomen van de aangegane overeenkomst tussen u en Stichting AMORAS.
  • Het aantonen van nakoming van gemaakte overeenkomst.
  • Contact onderhouden betreft informatie over uw bedrijf/stages/vacatures of de website van Stichting AMORAS.

Verwerking bijzondere gegevens

Wanneer u zich aanmeldt voor de introductieweek zal er gevraagd worden naar mogelijke allergieën en mogelijk andere bijzonderheden. Deze bijzondere persoonsgegevens zijn van belang om ervoor te zorgen dat de benodigde maatregelen genomen kunnen worden. Deze gegevens zullen alleen inzichtelijk zijn voor de introductiecommissie van Stichting AMORAS en zal bij noodzaak ook kunnen worden geraadpleegd door het bestuur van Stichting AMORAS. De introductiecommissie kan crewleden die in de periode van de introductieweek met u in aanraking komen ook hiervan op de hoogte stellen van deze bijzondere gegevens. Dit zal pas gebeuren nadat desbetreffend persoon een overeenkomst betreft omgansprotocol van Stichting AMORAS heeft ondertekent. De verwerking van de door ons verwerkte bijzondere gegevens (gezondheid) is gebaseerd op het recht om speciale begeleiding of bijzondere voorzieningen te kunnen treffen voor uw welzijn.

De bewaartermijn

Ledendatabase

De gegevens die worden gevraagd bij het inschrijven om lid te worden van Stichting AMORAS zullen voor een termijn van 5 jaar worden bewaard. Deze termijn is vastgesteld met de mogelijke duur van de studie die met 4 jaar normaal kan worden afgerond, echter is er een periode van 1 jaar meegenomen in de beslissing voor leden die mogelijk vertraging oplopen. Door de gekozen periode kunnen wij altijd een accurate ledendatabase bijhouden.

Evenementen

Voor de gegevens die worden genoteerd voor het deelnemen aan een evenement wordt een bewaartermijn van 1 jaar gehanteerd. De bewaartermijn is gekozen om goede en duidelijke statistieken mee te kunnen maken waarvan de gegevens niet meer naar desbetreffende personen te herleiden zijn. Binnen Stichting AMORAS streven we erna om zo snel mogelijk dit te realiseren.

Relaties bedrijfsleven

De gegevens die zijn/worden verkregen worden bewaard tot 2 jaar nadat er geen contact meer is geweest tussen u en Stichting AMORAS. Voor de bewaartermijn voor deze gegevens wordt dus de criteria gebruikt benoemd in Hoofdstuk: Met welk doel worden uw gegevens verwerkt en verzameld?  Relaties bedrijfsleven. Indien gewenst kunt u beroepen op Uw rechten.
Stichting AMORAS behoudt het recht om de plaatsgevonden correspondentie te bewaren/archiveren i.v.m. juridisch kunnen aantonen wat er is gecommuniceerd in geval van conflict.

Foto’s

Stichting AMORAS zal gemaakte foto’s die zijn gemaakt onder voorwaarde van de privacyverklaring mogen blijven gebruiken. Het recht de foto’s te blijven gebruiken blijft totdat u aangeeft dat desbetreffende foto’s waar u opstaat aangepast/verwijdert dienen te worden. (Zie: Uw rechten)
Gebruikte diensten
Stichting AMORAS gebruikt enkele diensten waar de gegevens gedeeltelijk of in het geheel worden gebruikt/beheerd. De gebruikte diensten zijn:

  • Antagonist
  • Google (google drive)
  • Mailchimp
  • WordPress

Naast de gebruikte diensten kan het voorkomen dat er wordt samengewerkt met een andere partij voor evenementen. Alleen als het echt noodzakelijk is zullen de benodigde worden gedeeld. Een voorbeeld hiervan is dat er een beveiliger bij de entrée staat die moet kijken of iemand zich heeft aangemeld.

Uw rechten

Welke rechten heeft u

Wij verzamelen meerdere gegevens over u die wij graag actueel houden. U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:

  • Recht tot inzage van de bekende gegevens.
  • Recht op rectificatie van de bekende gegevens.
  • Recht op verwijdering van de bekende gegevens.
  • Recht om vanaf heden de toestemming voor het verzamelen van gegevens in te trekken.
  • Recht van ontvangen bekende gegevens voor overdracht.

Hoe kunt u zich beroepen op deze rechten

Indien u gebruik wilt maken van bovengenoemde rechten kunt u contact opnemen via de aangegeven contactgegevens bij: Contactgegevens Stichting AMORAS.
Hierbij in de titel van de mail vermelden van welk recht u gebruik wilt maken. Gelieve uw studentnummer vermelden zodat kan worden nagegaan dat u daadwerkelijk de persoon bent waarover betreffende gegevens gaan. Wanneer u contact opneemt betreft deze rechten zullen wij u binnen 4 weken een reactie sturen.

Nadere toelichting recht van verwijderen/vergeetrecht

Indien u gebruik maakt van het recht op verwijdering dient u aan te geven of en welke foto’s er van u online zijn gebruikt. Dit om te garanderen dat wij u onherkenbaar kunnen maken op de door u aangegeven foto’s of de juiste foto’s kunnen verwijderen.

Recht van klacht indienen

U heeft het recht om een klacht in te dienen over de verwerking/omgang van uw gegevens door Stichting AMORAS. Zo kan het zijn dat u ons niet zorgvuldig genoeg vindt of u bent niet tevreden met de reactie nadat u contact opnam met betrekking tot uw rechten. U kunt dan een klacht indienen door contact op te nemen met de autoriteit persoonsgegevens: http://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring

Als Stichting AMORAS hebben wij het recht om deze privacyverklaring op elk moment aan te passen. Indien dit gebeurd zult u hiervan op de hoogte worden gebracht op het bij ons bekende e-mailadres. Indien u niet akkoord gaat kunt u zich beroepen op de aangegeven punten bij: Uw rechten.

Contactgegevens Stichting AMORAS

Indien u vragen heeft betreffende de wijze waarop Stichting AMORAS omgaat met uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via email of u kunt kijken of iemand aanwezig is in ons lokaal. (B2.12)
Stichting AMORAS
Ruitenberglaan 26
6826CC Arnhem
E-mail: ict@svamoras.nl